3 дня до вебинара или Шпаргалка для ведущего

планирование вебинара

Участники на вебинар собраны, презентация сделана, оборудование выбрано. И тут начинается мандраж. Все ли пройдет хорошо? Что же стоит сделать непосредственно перед мероприятием, чтобы предотвратить 99% ошибок? Мы подготовили для вас чек-лист, который поможет обратить внимание на разные моменты в подготовке к вебинару и ничего не упустить.

Подготовка вебинара – 3 дня до старта

Уточним, что не надо оставлять до последнего проверку слайдов, подготовку материалов и продвижение. Ведь и без этого вам будет чем заняться.

Предупредите о вебинаре тех, кто рядом

Напомните всем дома или в офисе точную дату и время своего вебинара. В этот день – их черед разбираться со всеми делами и бумагами, укладывать детей или выгуливать собаку. 

Проверьте вебинарную комнату

Проведите пробный вебинар со всеми ведущими, модераторами и “подсадными” гостями.

Делайте так при подготовке каждого вебинара. Для этого вам нужен хотя бы один помощник, который будет изображать участника. Проверьте, как работает вебинарная комната, как вас видно и слышно, работают ли все кнопки и функции. Такакя проба нужна не только для вашего спокойствия. Представьте себе, бывают ситуации, когда ведущий ведет вебинар уже минут пять, а в чате все пишут, что ничего не слышно. Конечно, неприятно, конечно обидно. А проблема лишь в том, что ведущий не нажал кнопку Говорить. Такого бы не случилось, если бы перед трансляцией все проводили репетицию.

выйти в эфир

Настройте письма-напоминания участникам

Если вы не сделали этого раньше, поспешите и настройте рассылку приглашений и напоминаний с датой и точным временем вебинара. Еще раз отправьте ссылку с доступом к вебинарной комнате. Прикрепите инструкцию для участников и свои контактные данные. 

Подготовить письма-напоминания можно в специальном сервисе email-рассылок либо воспользоваться функцией отправки писем, которую предоставляют некоторые площадки для вебинаров.

Желательно напомнить о вебинаре хотя бы дважды за эти 3 дня. В MyOwnConference можно автоматически отправить письма еще и тем, кто опаздывает на встречу. 

Уже сейчас настройте письмо, которое участники получат после трансляции. Поверьте, после вебинара про это можно легко забыть. 

Продолжайте вести активную работу в соцсетях и не выключайте платную рекламу.

Если думаете, что все места в вебинарной комнате уже заняты, у нас хорошая новость — комнату можно увеличить в течение 5 минут.

За 2 дня до вебинара

Возьмите блокнот и включите секундомер

подготовка к вебинару

В блокноте напишите небольшую шпаргалку, которая начинается со слов приветствия и представления. Сейчас вам кажется, что вы не можете забыть поздороваться. Но когда стартует вебинар, наш мозг может на несколько минут перестать работать как надо. Помогите себе снизить уровень стресса. На этом же листе набросайте план выступления и слова, которые вы хотите сказать на прощание. 

После этого включите секундомер и проговорите все выступление вслух. К полученному результату добавьте время для разговоров с участниками и 5 минут про запас. А теперь проверьте, не превысили ли вы заявленную длительность вебинара. Если да, лучше уже сейчас сократите выступление и уберите лишние слайды из презентации.

Позаботьтесь о внешнем виде

подготовить одежду к вебинару

На вебинар лучше надеть однотонную одежду. Рубашки или кофты в полоску, клетку или с другими мелкими элементами создают неприятную рябь на видео. Одежда одновременно не должна вызвать дискомфорт у вас, и отвлекать внимание участников. Поэтому одевайте те вещи, в которых чувствуете себя комфортно, но вид которых не режет глаз.

Подготовьте фон

Позаботьтесь о том, что будут видеть слушатели позади вас во время вебинара. Не садитесь напротив стены с мелкими деталями — будет рябить в кадре. Отдайте предпочтение однотонному фону. Убедитесь, что задний план соответствует деловому или корпоративному стилю. Например, если вы проводите вебинары по бизнесу, уместнее расположиться возле полки с книгами или однотонной стены, чем возле обоев в цветочек. Если с фоном совсем беда, у нас на площадке доступна трансляция через OBS Studio, где можно настроить картинку за собой.

Больше советов, которые помогут хорошо выглядеть на вебинаре, можно прочитать здесь

За день до вебинара

Прочитайте статью: Хорошо звучать на вебинаре или Почему мой вебинар невозможно слушать и как это лечить?

Загрузите презентацию

Добавьте презентацию и все необходимые материалы в сервис вебинаров. Как правило, на конвертацию файлов на вебинарной площадке уйдет какое-то время, поэтому загрузить материалы стоит заранее. После загрузки файлов, обязательно проверьте, корректно ли они отображаются.

Проведите тест оборудования

тест результати

Большую часть технических проблем на вебинаре можно избежать, если заранее провести тест оборудования. Лучше воспользоваться тестом вашей вебинарной площадки, чем сервисами типа Speedtest. Если тест выявит какие-либо проблемы, у вас будет достаточно времени, чтобы их исправить. Вдруг до этого момента вы не прочитали инструкцию пользователя, тогда пришла пора это сделать. 

За 60 минут до начала — проверка звука у спикеров

Тестов и репетиций много не бывает. Все ведущие, которые будут выступать на вебинаре с камерой и микрофоном, пусть проверять, как их аппаратура работает в вебинарной комнате. Если что-то не так, еще есть время обратиться в техподдержку. Это поможет уменьшить количество технических сложностей на вебинаре. 

Подготовиться к вебинару за 30 минут

Включите приветствие в вебинарной комнате

Гости заходят на вебинар за некоторое время до начала. Естественно, смотреть на пустой экран им будет неинтересно. Поэтому, пока участники собираются, можно запустить в комнате подборку музыкальных композиций или приветственное видео.

Разгрузите интернет-канал

Перезапустите компьютер. Выключите все загрузки и приложения, которые могут повлиять на скорость вашего интернета.

За 20 минут

Избавьтесь от посторонних шумов

Поставьте телефон на бесшумный режим. Отключите уведомления на компьютере. Попросите коллег или других людей, которые находятся рядом, вас не беспокоить.

Налейте стакан воды для ведущего

При долгом разговоре может пересыхать в горле. Вода или другой напиток помогут сохранить голос чистым и звонким подольше.

10 минут до начала вебинара — время для расслабления

Успокойте свои мысли: выпейте чаю, посмотрите в окно, помедитируйте или сделайте легкую разминку. Выберите тот способ, который лучше всего поможет вам справиться с волнением. 

Разогрейте голосовые связки. Выполните несколько упражнений для голоса и дыхания, проговорите пару скороговорок. 

За 1 минуту — включить запись вебинара

Когда вебинар начнется, вы можете просто забыть о необходимости записывать мероприятие. Поэтому нажать на кнопку записи лучше за минуту до трансляции. А убрать все лишние паузы с записи вы сможете с помощью редактора видео.

Все, теперь вы готовы к вебинару. Такая тщательная подготовка поможет вам провести мероприятие более спокойно, уверенно и продуктивно. Удачных вам вебинаров! 

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!

Rating
  1. 5
  2. 4
  3. 3
  4. 2
  5. 1
2