Инструменты для проведения вебинара

Содержание

 

Введение

Одними из ключевых инструментов вебинара можно назвать интерактивные элементы, благодаря которым мы можем передавать, принимать и обсуждать информацию. На вебинарах участники могут участвовать в дискуссии пользуясь микрофоном, камерой, чатом. Сделать свое выступление более интересным, понятным и динамичным можно с помощью показа слайдов и видео. Благодаря этому вебинар проходит интереснее, а его эффективность повышается.

Немалую роль в проведении успешного вебинара играет модерация. В этом руководстве мы расскажем вам об этих и других основных возможностях проведения вебинаров в сервисе MyOwnConference, которые помогут ведущему провести вебинар на высоком уровне.

 

Знакомство с вебинарной комнатой

Если вы только начинаете осваиваться в вебинарной комнате, рекомендуем вам воспользоваться подсказками, которые можно включить/выключить, нажав на кнопку со знаком вопроса в левом нижнем углу вебинарной комнаты.

Кнопки рядом позволяют:

проверить скорость вашего подключения. Если вы будете проводить вебинар с видео, скорость интернета должна быть не менее 2 Мбит/с для ведущего и 512 кбит/с для участника.

настроить Adobe Flash Player. В появившемся окне, в закладках выберите необходимый микрофон и веб-камеру. Затем нажмите на кнопку “Закрыть”.

 

Чтобы начать или закончить разговор, нажмите кнопку “Говорить”.

В появившемся окне «Параметры Adobe Flash Player» нажмите кнопку разрешить. Если вы используете браузер Chrome, то он может потребовать дополнительное разрешение на использование камеры и звука. После подтверждения вы окажетесь в эфире и сможете говорить.

С помощью ползунков настройте громкость своего микрофона и динамиков.

Воспользуйтесь кнопками с изображением веб-камеры и микрофона, чтобы включить/выключить и выбрать, будут ли включены ваши веб-камера и микрофон во время выступления.

Для управления вебинаром вы можете использовать следующие кнопки:

Пауза – чтобы временно остановить вебинар. Вы можете воспользоваться одним из двух режимов. В Обычном режиме блокируются только гости. Чтобы его включить, уберите галочку с пункта “блокирующий режим” в окне, которое появиться. В таком случае гости будут видеть изображение с обратным отсчетом времени. Вы в этот момент можете выполнять любые действия в комнате: загрузить материалы, проверить, как они будут выглядеть.

Блокирующий режим останавливает вебинар для участников и для ведущих. Любой ведущий может снять комнату с паузы.

Полноэкранный режим – ваши участники будут видеть показ документов, видео или экран вашего компьютера развернутыми во весь экран. В этом режиме чат не будет видно.

Изменение настроек – вы можете установить или сменить пароль на вебинар, даже во время мероприятия.

 

Показ презентаций

Для того, чтобы включить показ презентации на вебинаре, в вебинарной комнате нажмите кнопку “Материалы”. Затем выберите закладку “Документы”.

Вы можете выбрать презентацию из ранее загруженных файлов, либо загрузить новый документ с компьютера, нажав кнопку “Загрузить”. Вы можете загружать файлы следующих форматов: PDF, PPT,PPTX, PPTSX, PPSX, ODP, PNG, JPG.

Максимально допустимый размер загружаемого файла 100 Мб.

 

Если вы решили загрузить новый документ, учитывайте, что его обработка может занять некоторое время, которое зависит от размера файла.

Для работы с презентацией вам доступны следующие действия:

  1. Заблокировать презентацию;
  2. Показать презентацию;
  3. Редактировать презентацию;
  4. Скопировать презентацию;
  5. Загрузить презентацию на компьютер;
  6. Удалить презентацию.

 

Чтобы начать показ презентации в комнате, нажмите кнопку показа (треугольник) и выберите слайд, с которого вы хотите начать презентацию, либо воспользуйтесь двойным щелчком на нужном файле. В таком случае, если презентация запускается впервые, показ начнется с первого слайда. Если вы ранее показывали эту презентацию и прервали демонстрацию, например, для показа других материалов, то после двойного щелчка показ начнется с последнего просмотренного слайда.

После этого в вебинарной комнате откроется презентация. Вы можете управлять ею, воспользовавшись кнопками над слайдом:

  1. Режим предварительного просмотра слайдов;
  2. Первый слайд презентации;
  3. Предыдущий слайд;
  4. Закончить показ;
  5. Следующий слайд;
  6. Последний слайд;
  7. Инструменты рисования по слайду.

 

Узнайте больше по этой теме из нашего видеоурока:

Работа с презентациями в вебинарной комнате

 

Показ видеофайлов

Для того, чтобы включить показ презентации на вебинаре, в вебинарной комнате нажмите кнопку “Материалы”. Затем выберите раздел “Видео и аудио”. Вы можете выбрать видео или аудиофайл из ранее загруженных файлов, либо загрузить новый файл с компьютера, нажав кнопку “Загрузить”. Вы можете загружать файлы следующих форматов: MP3, MP4, F4V. Максимально допустимый размер загружаемого файла 300 Мб. Воспроизведение файлов будет доступно после загрузки и конвертации.

Если вы хотите показать видео из YouTube, вам необходимо нажать на кнопку “Добавить видео с YouTube”.

Затем вставьте скопированную ранее ссылку на видеофайл в поле для ввода и нажмите кнопку “Добавить”.

Чтобы начать показ, нужно кликнуть дважды на файле в списке, либо нажать кнопку “произвести” (треугольник).

Другие доступные действия над файлом:

  • файл можно заблокировать;
  • файл можно загрузить к себе на компьютер;
  • можно скопировать ссылку на видео из YouTube;
  • файл можно удалить.

В комнате вам доступно управление видео: полоса прокрутки, кнопка паузы, кнопка выключение режима показа видео, кнопка зацикливания воспроизведения.

Чат

Чат – это отдельный элемент вебинарной комнаты, в котором происходит общение между ведущим, модератором и участниками вебинара. Эта функция позволяет участникам общаться между собой, а также с ведущим, не мешая при этом тому, кто выступает в эфире.

Чат можно использовать для сбора информации, обсуждения, групповых заданий.

 

Настройки чата

Вы можете задать настройки чата в панели управления в настройках вебинара.

Показывать тестовый чат – участники смогут видеть и использовать текстовый

чат.

Сохранять короткие, неинформативные сообщения (+/- и пр.) – позволяет сохранить в истории чата даже самые незначительные сообщения.

Отключить медиаплеер в текстовом чате – отключает возможность просмотра

видео/аудио файлов в текстовом чате.

 

Если данный параметр включен, ссылки на любые медиафайлы будут

отображаться только в виде линка. В противном случае они будут выглядеть

как объекты, которые можно просматривать

 

Также вам доступно управление чатом в вебинарной комнате.

С помощью кнопок слева от текстового поля чата вы можете:

  • Разрешить передачу ссылок на сайты для всех посетителей вебинара. Они смогут посылать ссылки в текстовом чате, которые будут видны всем участникам вебинара. По умолчанию ссылки запрещены, чтобы не отвлекать других участников ссылками на сторонние сайты и рекламой.
  • Заблокировать получение входящих сообщений для всех посетителей вебинара. Они смогут писать сообщения, а также читать сообщения от ведущих. Сообщения от других посетителей будут скрыты.
  • Полностью заблокировать текстовый чат для посетителей вебинара. В этом режиме посетители не смогут писать сообщения даже ведущим.
  • Очистить историю текстового чата для всех участников вебинара. При этом все записи будут сохранены в панели управления в разделе “Истории сообщений”.

Над сообщением участника расположен ряд кнопок для управления чатом.

  1. Удаляет сообщение участника.
  2. Копирует сообщение участника.
  3. Отправляет приглашение участнику выступить на вебинаре.
  4. Привлекает внимание участника звуковым сигналом.
  5. Позволяет временно удалить участника с вебинара.
  6. Позволяет заблокировать вход для участника в эту вебинарую комнату.

Как просмотреть сообщения чата после вебинара?

Все сообщения, написанные в чате во время проведения вебинара можно найти в панели управления, раздел “История сообщений”.

Имя файла состоит из названия вебинарной комнаты и даты создания записи. Файл включает историю сообщений за сутки, независимо от количества проведенных мероприятий. То есть, если вы провели за день 2 и более вебинара, то сообщения чата будут сохранены в один файл без разделения на мероприятия.

Чтобы сохранить историю сообщений к себе на компьютер, нажмите кнопку “скачать” в графе “Вы можете посмотреть или скачать историю сообщений”.

Чтобы ознакомиться и поработать с файлом в панели управления, нажмите кнопку “посмотреть”. Работая с историей чата в панели управления, вам будут доступны инструменты блокировки посетителя и просмотра его местоположения.

Информация в файле сгруппирована следующим образом:

  • Имя пользователя, написавшего сообщение в чат.
  • Дата и время сообщения.
  • Текст сообщения.
  • IP адрес пользователя, который оставил сообщение в чате.
  • Кнопка «заблокировать” позволяет ограничить посещение вебинара конкретному пользователю.
  • Кнопка «Закрыть” закрывает окно просмотра истории сообщений.

Файл сохраняется в формате CSV c кодировкой UTF-8. Его можно открыть в приложении Google Таблицы. Для этого перейдите по ссылке https://drive.google.com/drive/ и нажмите на кнопку “Создать”. Выберите пункт “Загрузить файлы”.

В появившемся окне выберите нужный CSV файл. После загрузки нажмите на файл правой кнопкой мыши и наведите на пункт “Открыть с помощью”. Выберите пункт Google Таблицы. Файл откроется в новой вкладке браузера.

 

Опросы

Работать с опросами в MyOwnConference можно в панели управления или непосредственно в комнате, где проводиться вебинар. У вас есть возможность создать, активировать, редактировать или удалить опрос, а также посмотреть статистику по проведенным опросам.

Чтобы создать опрос, выполните следующие действия:

  1. В панели управления, раздел “Опросы”, нажмите кнопку «Создать новый опрос”. В вебинарной комнате слева, нажмите кнопку «Материалы” и в закладке “Опросы” нажмите “Добавить опрос”
    .
  2. Напишите вопрос и несколько вариантов ответа (до 10 вариантов). Чтобы увеличить или уменьшить количество ответов, нужно использовать знак «+” или «-”.
  3. Разместите варианты ответов в нужном вам порядке, перетаскиванием за значок слева от варианта ответа.
  4. Нажмите кнопку Сохранить, а потом запустите опрос.

После того как опрос будет создан и активирован, у пользователя появиться окно с опросом. Окно исчезнет только тогда, когда участник вебинара выберет один вариант из предложенных.

Во время проведения опроса все ведущие будут видеть специальную панель, информирующую о том, что идет опрос. На этой панели расположены кнопка остановки (остановить опрос может любой ведущий), а также кнопка просмотра результатов опроса, который доступен только тому ведущему, который запустил этот опрос.

 

Опрос можно проводить параллельно с любым процессом в комнате.

 

Результаты опросов будут доступны для скачивания и просмотра как в комнате, так и в панели управления. В статистике будет отображено количество участников, которые выбрали тот или другой вариант ответа в процентном соотношении. Также можно увидеть ответ каждого из проголосовавших участников. Результаты опросов сохраняются в системе, пока вы не нажмете кнопку “Удалить выделенные опросы” в панели управления или не сбросите результаты, нажав кнопку “Сбросить результаты” в окне просмотра результатов.

Если вы проводите тот же опрос для новой группы участников и вам нужна статистика только по этой группе, сбросьте результаты предыдущего опроса, нажав кнопку “Сбросить результаты”. Иначе данные обоих опросов будут суммироваться. Если нужно сохранить данные предыдущего опроса, сначала нажмите кнопку “Скачать результаты”.

 

Демонстрация экрана

Демонстрация экрана – это удобная функция, которая позволяет транслировать изображение вашего экрана другим пользователям в режиме реального времени. Она дает возможность показывать собеседникам фотографии, таблицы, файлы, работу программ, все то, что отображено на мониторе вашего компьютера во время трансляции.

Вашим участникам не потребуется установка дополнительных программ на компьютер, чтобы присоединиться к сеансу.

 

Как воспользоваться функцией демонстрации экрана MyOwnConference

  1. Войдите в панель управления или вебинарную комнату.
  2. В панели управления установите на компьютер специальное расширение, нажав на иконку с вашей операционной системой.

    Чтобы установить приложение из вебинарной комнаты, нажмите на кнопку ”Показать экран”. Система проверяет, установлено ли у вас расширение. Если нет, вы увидите сообщение, что его нужно скачать. Скачайте файл, нажав на название вашей операционной системы.
  3. Откройте загруженный файл. Установите программу, кликнув дважды на файле. Наша программа проверена всеми антивирусами и включена в реестр надежного программного обеспечения. Процесс проходит быстро и не требует от вас никаких дополнительных действий. Если всё-таки ваш антивирус блокирует установку приложения, пожалуйста, сообщите нам название антивируса на адрес support@myownconference.com. Мы проверим и исправим эту проблему в кратчайшие сроки.
  4. Войдите в вебинарную комнату, нажмите на кнопку «Показать экран” и подтвердить свои действия.

 

Закрыть показ и вернуться к обычному режиму трансляции просто – для этого следует нажать на кнопку «Завершить”. Режим показа экрана будет остановлен автоматически, если вы включите режим показа материалов или видео.

 

Запись вебинара

Чтобы записать вебинар с помощью MyOwnConference, выполните следующие шаги:

  1. Войдите в вебинарную комнату.
  2. Нажмите на кнопку «Записать”, расположенную в верхнем левом углу экрана. После чего начинает работать счетчик времени записи.
  3. Если вы захотите прекратить запись, нажмите на кнопку со счетчиком. В появившемся диалогом окне подтвердить ваши действия.

 

После этого запись отправляется на конвертацию. Этот процесс проходит в автономном режиме и не требует никакого участия с вашей стороны. Скорость конвертации будет зависеть от размера файла и загруженности сервера.

Кроме этого для тарифных планов, которые включают более 100 мест, в настройках вебинара во вкладке “Свойства” можно отметить опцию Автоматически записывать вебинары в комнате, тогда запись вебинара будет включаться автоматически после того, как в комнату зайдет кто-то из ведущих. В этом случае вы не сможете остановить запись во время вебинара. Запись будет закончена и отправиться на конвертацию, после того, как все ведущие выйдут из вебинарной комнаты.

Запись продолжительностью до 10 секунд не конвертируется и не сохраняются для дальнейшей работы.

Вы можете записывать неограниченное количество вебинаров. В запись вебинара не включаются транслируемые на вебинаре видео- и звуковые файлы, а также видео с сервиса YouTube по причине отсутствия прямых и смежных лицензионных прав на эти материалы. Длительность одной записи не может превышать 6 часов, далее запись вебинара будет автоматически остановлена. Если вам нужно записать вебинар большей длительности, свяжитесь с технической поддержкой. Также вы можете остановить одну запись и начать следующую. В таком случае вебинар сохраниться в нескольких файлах.

 

Будьте внимательны! Запись храниться не более 30 дней с момента создания.

Затем она будет удалена автоматически. Поэтому сохраняйте нужные

записи на компьютер.

 

После конвертации видео будет доступным для скачивания из вашей панели управления. Вам необходимо в разделе “Записи вебинаров” выбрать нужные вам файлы и сохранить их на свой компьютер. Кроме того, записанное мероприятие будет доступно для просмотра онлайн и скачивания еще и в вебинарной комнате. Для этого нажмите кнопку “Материалы” и выберите раздел “Записи вебинаров”

 

По умолчанию запись вебинара будет доступна тому ведущему, который ее записывал. Для того, чтобы другие ведущие могли пользоваться этой записью на своих вебинарах в панели управления, раздел “Записи вебинаров”, выберите имя ведущего в строке “Вы можете назначить запись ведущему” или сделайте ее доступной всем.

 

 

Как отправить запись участникам вебинара

Запись трансляции хранится в вашем аккаунте в разделе «Записи вебинаров”.

Для того, чтобы отправить ее участникам мы рекомендуем из вашего аккаунта добавить файл в YouTube, Яндекс Диск, Dropbox, Google Drive и затем поделиться ссылкой с участниками.

В запись не включаются транслируемые на вебинаре видео и звуковые файлы, а также видео с сервиса YouTube из-за отсутствия прямых и смежных лицензионных прав на эти материалы. Поэтому видеоролики лучше давать участникам отдельно, вместе с записями.

 

Список участников

В списке участников вы увидите, кто из гостей просит слова или хочет задать вам вопрос. Кроме того список участников – это удобный способ найти, связаться, привлечь внимание участников и ведущих.  Эти и другие функции списка участников мы рассмотрим ниже.

Поиск участников

В строке поиска напишите имя интересующего вас участника или ведущего. В списке остануться только имена, соответствующие вашему запросу.

Пригласить к диалогу, привлечь внимание, отправить сообщение

Чтобы дать слово кому-то из ведущих или участников вебинара, нажмите на кнопку с троеточием (…) рядом с нужным именем и нажмите на первый значок.

Чтобы привлечь внимание участника/ведущего, нажмите на значок колокольчика – пользователь услышит звуковой сигнал.

 

Как заблокировать участника во время вебинара

Чтобы выгнать участника из вебинарной комнаты, наведите курсор на поле с именем участника в списке гостей и выберите действие: выгнать с предупреждением или заблокировать навсегда.

Выгнать с предупреждением – эта опция позволяет временно удалить участника с вебинара. По истечении 2 минут пользователь может снова войти на вебинар.

Заблокировать навсегда – участник не сможет войти на ваш вебинар со своего IP-адреса до тех пор, пока вы не удалите его адрес из списка заблокированных в панели управления. Пользователь будет заблокирован только в этой вебинарной комнате.

Выбрав один из вариантов блокировки, укажите причину, по которой вы выгоняете участника и подтвердите свое решение.

Коммуникация с другим ведущим

Вы можете пригласить к диалогу другого ведущего, привлечь его внимание и остановить показ его презентации. Для этого нажмите на знак троеточия рядом с его именем и выберите нужное действие.

       

Изменение ваших настроек

Чтобы изменить свои настройки в вебинарной комнате, нажмите на значок настройки рядом со своим именем.

 

В открывшемся окне вы можете включить или выключить свою видеокамеру, настроить качество ее изображения, загрузить аватарку на камеру и для списка. Здесь вы можете изменить ваше имя, отображаемое в списке.

 

Как заблокировать участника после окончания вебинара

Иногда на вебинар могут попасть нежелательные участники – те, кто мешает проводить вебинар, грубит в чате, размещает рекламу и т.д. В этом случае можно воспользоваться инструментом блокировки участника. Заблокировать участника можно не только в вебинарной комнате во время вебинара, а также в панели управления после его окончания.

Чтобы заблокировать участника уже после вебинара, вы можете воспользоваться одним из представленных способов доступных из панели управления.

  1. Войдите в раздел “История посещений”. Нажмите кнопку “посмотреть” в истории посещений выбранной даты. В открывшемся окне найдите пользователя, которого вы хотите заблокировать и нажмите “заблокировать” рядом с его IP-адресом
    .
  2. Войдите в раздел “История сообщений”. Нажмите кнопку “посмотреть” в истории сообщений выбранной даты. В открывшемся окне найдите пользователя, которого вы хотите заблокировать и нажмите кнопку “заблокировать” рядом с его IP-адресом.
  3. Войдите в раздел “Заблокированные гости”. Нажмите кнопку “Заблокировать по IP”.

В открывшемся окне введите IP-адрес пользователя, укажите причину блокировки (не обязательно). Если у вас несколько вебинарных комнат, выберите комнату, к которой вы хотите закрыть доступ. Нажмите кнопку “Сохранить”.

 

Как разблокировать участника

В некоторых ситуациях необходимо удалить пользователя из “черного списка”. Например, участник, которого вы заблокировали, мог зайти на ваш вебинар не со своего компьютера или использовать динамический IP-адрес. Либо вы заблокировали гостя ошибочно.

Таким образом, оставляя этот IP-адрес в списке заблокированных, вы ограничите возможность других.

Для того, чтобы разблокировать учасника:

  1. Зайдите в панель управления, раздел “Заблокированные гости”. Здесь находится список участников, которым запрещен доступ к вашим вебинарам.
  2. Если у вас несколько вебинарных комнат, выберите ту, для которой вы хотите изменить настройки доступа.
  3. Отметьте галочкой IP-адреса, которым вы хотите открыть доступ.
  4. Нажмите кнопку “Удалить выбранные IP-адреса”.

 

Покупка дополнительных мест на вебинаре

Если на ваш вебинар пришло больше человек, чем может вместить оплаченный вами пакет, вы можете воспользоваться опцией +100. Для этого:

  1. Нажмите кнопку “+100” в правом верхнем углу вебинарной комнаты.
  2. Подтвердите намерение оплатить дополнительные 100 мест, нажав кнопку “OK”.
  3. Вы будете перенаправлены на страницу платежной системы. Выберите способ оплаты и следуйте инструкциям платежной системы.

После успешной оплаты, ваша вебинарная комната будет увеличена на 100 мест. Это расширение будет действовать следующие 5 часов, после чего вместимость вашего вебинара будет уменьшена до стандартных размеров оплаченного вами тарифного плана.

 

Дополнительная информация

Если вы не нашли ответ на интересующий вас вопрос, приглашаем ознакомиться с другими нашими обучающими материалами и видеоуроками.

Здесь вы найдете ответы на самые распространенные вопросы.

Чтобы связаться с отделом технической поддержки нажмите на кнопку “Онлайн консультант” в правом нижнем углу.